Ohjelmassa on mahdollista hyväksyttää ostolaskut automaattisesti Toimintokeskuksen asetuksen AUTO_APPROVAL avulla. Tämä löytyy ohjelmasta valikosta: Järjestelmä | Toimintokeskus | Taloushallinto | Ostolaskut | AUTO_APPROVAL. Kun tämä asetus on päällä niin kaikki ohjelmaan noudetut sekä luodut ostolaskut saavat automaattisesti tilaksi Hyväksytty, jolloin niitä ei tarvitsee erikseen hyväksyttää käyttäjien toimesta.
Eteen saattaa kuitenkin tulla tilanne jossa halutaankin, että ainoastaan tietyt ostolaskut hyväksytään automaattisesti ja muut menevät normaalien hyväksyntäkiertojen mukaan jota yrityksellä on käytössä. Tällaisessa tilanteessa ei kannata käyttää AUTO_APPROVAL - asetusta vaan silloin voidaan hyödyntää ohjelmasta löytyvää Ostosopimukset-toimintoa.
Ostosopimuksista löytyy valinta "Automaattinen hyväksyntä":
Kun ostolasku kohdistuu ostosopimukselle niin ostolasku ei mene normaalin hyväksyntäkierron mukaan vaan silloin käytetään sopimukselta löytyvää valintaa. Tässä tilanteessa kun sopimukselle on valittuna Automaattinen hyväksyntä -> Kyllä, niin sopimukselle kohdistuva ostolasku saa automaattisesti tilaksi Hyväksytty.
Muut ostolaskut jotka eivät kohdistu millekään sopimukselle menevät normaalin hyväksyntäkierron mukaan. Näin saadaan osaan ostolaskuista automaattinen hyväksyntä ja muihin normaali hyväksyntäkierto.
Ostosopimusten käyttöönotosta ja käytöstä löytyy tarkempaa tietoa tästä ohjeestamme: Ostosopimukset
Avainsanat: ostolaskut, automaattinen hyväksyntä, ostosopimukset, ostolaskujen hyväksyntä