Lemonsoft Verkkolaskun operaattoripalvelun toimittaja on vaihtunut

Tämä artikkeli on julkaistu 28.8.24 ja sitä on päivitetty viimeksi 11.11.24 12:35

Kuten 28.8.2024 julkaisemassamme tiedotteessa kerroimme, Lemonsoft Verkkolaskun operaattoripalvelun toimittaja on vaihtunut. Lemonsoft Verkkolaskun operaattoripalveluksi vaihtui PostNord Strålfors Oy 1.10.2024 alkaen. Tähän asti operaattoripalvelut on tuotti Basware Oyj. Muutos koskee sekä verkkolaskujen lähetystä että vastaanottoa.

1.11.2024 lähtien kaikki Lemonsoft Verkkolaskuliikenne kulkee PostNord Strålforsin kautta

Tärkeää: Jos yrityksesi vastaanottaa Lemonsoft Verkkolaskuja, muistutamme, että on tärkeää olla yhteydessä kaikkiin toimittajiin ja ilmoittaa heille muuttuneesta verkkolaskuoperaattorista. Näin varmistat, että ostolaskut kulkevat jatkossa sujuvasti oikeaa kanavaa pitkin.

TIEKEn verkkolaskuosoitteisto

Basware poistaa kootusti verkkolaskuosoitteistosta vanhan operaattoritunnuksen. Poisto arvioidaan tapahtuvan viikolla 46.

Tavoittelemme operaattorin vaihdolla palvelutarjontamme kehittämistä ja asiakaskokemuksen parantamista. Vaihdoksen ansiosta pystymme tarjoamaan entistä luotettavampia ja tehokkaampia verkkolaskuratkaisuja, jotka tukevat asiakkaidemme liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.
Uuden operaattorin käyttöönoton myötä saat käyttöösi myös kehittyneemmät työkalut, kuten verkkolaskujen tilaseurannan suoraan Lemonsoftista, sekä parannetun virhekäsittelyn, mikä lisää laskutusprosessin tehokkuutta ja sujuvuutta. Operaattorin vaihto luo myös paremmat valmiudet kansainväliselle verkkolaskutukselle.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin yritykset luodaan PostNord Strålforsiin ja milloin myynti- ja ostolaskut kulkevat uuden operaattorin kautta?

Perustamme yritykset PostNord Strålforsiin 26.9.2024. Tämä ei näy käyttäjille mitenkään, vaan tapahtuu taustalla.

Perustamisen jälkeen yritykselle luodaan vuorokauden sisään automaattisesti verkkolaskuosoitteistoon uusi PostNord Strålfors -vastaanotto-osoite; Baswaren osoite säilyy myös aktiivisena, eli osoitteet toimivat rinnan 31.10.2024 saakka.

• Ostolaskuja on mahdollista vastaanottaa PostNord Strålforsin kautta 27.9.2024 lähtien.
  • PostNord Strålforsin kautta tulleet ostolaskut eivät luonnollisesti näy Baswaren portaalissa.
• Kaikki lähetetyt myyntilaskut kulkevat automaattisesti 1.10.2024 lähtien PostNord Strålforsin kautta. Lähetyksen siirtyminen ei näy käyttäjälle, vaan tapahtuu taustalla.
  
  • PostNord Strålforsin kautta lähetetyt myyntilaskut eivät näy Baswaren portaalissa.

 

Koskeeko tämä muutos myös niitä yrityksiä, joilla on käytössä toinen verkkolaskuoperaattori?

Muutos koskee vain Lemonsoft Verkkolaskuja.

Koska uusi verkkolaskuoperaattori astuu voimaan?

Lemonsoft Verkkolaskun operaattoripalvelu vaihtuu PostNord Strålfors Oy:ksi 1.10.2024 alkaen.

Toimivatko vanha ja uusi operaattori rinnakkain?

Kyllä, uusi ja vanha operaattori toimivat rinnakkain lokakuun ajan. Basware toimii 31.10.2024 asti.

Mikä on uusi verkkolaskuoperaattoritunnus?

• Verkkolaskuoperaattori: 003701150617
• Verkkolaskuosoite: 0037XXXXXXXX (Yrityksen OVT-tunnus)

Mistä löydän toimittajakirjemallin?

Toimittajamallikirjeet ovat ladattavissa tästä linkistä. Mallit ovat saatavilla suomeksi (FI), ruotsiksi (SWE), ja englanniksi (ENG). Yritykset voivat itse muokata toimittajakirjeitä näiden kielikoodien perusteella.

Jos yrityksessäsi on aiemmin käytetty skannauspalvelua, saat sähköpostiin erilliset toimittajakirjeet, jotka sisältävät skannauspalveluun tarvittavan sarjanumeron. PostNord Strålfors lähettää toimittajakirjeet keskiviikkona 25.9.2024. 

Yritykseni on käyttänyt skannauspalvelua. Miten toimin jatkossa?

PostNord Strålfors lähettää erilliset toimittajakirjeet 25.9.2024 niille asiakkaille, jotka ovat käyttäneet skannauspalvelua tämän vuoden aikana. Toimittajakirjemalli lähetetään LemonHub palveluun syötettyyn sähköpostiosoitteeseen. 

Kirje sisältää uuden skannauspalvelun sarjanumeron, joka tulee lisätä skannauspalveluun lähetettäviin laskuihin samalla tavoin kuten OVT-tunnusta käytettiin aiemmin yksilöintiin. Mikäli yritys haluaa hyödyntää skannauspalveluita myös jatkossa, tulee yrityksen käyttää PostNord Strålforsin lähettämää toimittajakirjemallia, joka sisältää sarjanumeron skannauspalvelua varten.

Yrityksessäni ei ole aiemmin vastaanotettu ostolaskuja skannauspalvelun kautta. Miten toimin jos haluan nyt aloittaa?

Voit aktivoida skannauspalvelun kirjaamalla siitä tukipyynnön Lemonsoftin asiakaspalveluun. Ilmoita yrityksen tiedot (Y-tunnus, yrityksen nimi, OVT-tunnus, osoite, postinumero ja postitoimipaikka). Tämän jälkeen saat yrityksellesi yksilöidyn skannauspalvelun sarjanumeron. Lokakuun ajan voit tilata sarjanumeron veloituksetta. Huomaathan, että skannauspalvelun aktivoinnista veloitetaan siirtymän jälkeen 39 € avausmaksu.

Voit ladata tyhjän toimittajakirjemallin skannauspalvelua varten tästä linkistä. Toimittajakirjeessä on korostettu keltaisella värillä ne kohdat johon teidän tulee täyttää yrityskohtaiset tiedot (verkkolaskuosoite, yrityksen nimi ja sarjanumero). Huomioithan että sarjanumero on pakollinen tieto kun yritys käyttää skannauspalvelua.

 

Mitkä ovat vaatimukset skannausosoitteeseen lähetettävissä laskuissa?

Laskuissa tulee olla yrityksen uniikki sarjanumero, joka lisätään laskun osoitekenttään. PostNord Strålforsin toimittajakirjemallissa sarjanumero on valmiiksi määritelty muodossa PL 388xxxxxx. Tämä sarjanumero tulee sisällyttää sekä paperi- että sähköpostilaskuihin, jotka lähetetään skannauspalveluun.

Tarkemmat vaatimukset löytyvät toimittajakirjemallista.

 

Onko enää mahdollista lähettää mihinkään sähköpostiin skannattavaksi laskuja?

Ulkomaiset toimittajat ja kotimaiset toimittajat joilla ei ole käytössä verkkolasku ovat lähettäneet meille laskut sähköpostilla ([e-mail]), mihin he lähettävät laskut nyt?

Myös jatkossa voivat toimittaa laskut sähköpostilla, osoite on [e-mail] ja lasku pitää sisältää yrityksen uniikin sarjanumeron. Kaikki tarvittava tieto löytyy toimittajakirjemallissa jonka PNS toimittaa asiakkaille, jotka ovat käyttäneet skannauspalvelua kuluvan vuoden aikana (katso tämän artikkelin kohta "Mistä löydän toimittajakirjemallin")

Ilmoittaako Lemonsoft uudet osoitteet Tiekeen?

Kyllä! Uudet osoitteet päivittyvät automaattisesti TIEKEn järjestelmään.

Pitääkö Lemonsoft päivittää uudempaan versioon, jotta laskut menevät uuden operaattorin kautta?

Ei tarvitse, kaikki muutokset tehdään Lemonsoftin toimesta LemonHubin puolella. 

Muuttuuko hinnoittelu?

Lemonsoft Verkkolaskutuksen käytön hinnat säilyvät muuttumattomina.  

Voiko jatkossakin lähettää laskuja tulostuspalvelun kautta?

Kyllä. 

Miten lähetän Lemonsoft verkkolaskuja kuluttajille, joilla ei ole y-tunnusta eikä verkkolaskuosoitetta?

Suosittelemme asettamaan kuluttaja-asiakkaille asiakasrekisterissä laskut ohjautumaan joko tulostuspalveluun(lasku menee lopulta paperisena) tai sähköpostipalveluna(vastaanottaja saa laskun sähköpostina Strålforsilta). Ohjeistus löytyy https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/vastaanottajantiedotlemonsoftverkkolasku.htm otsikoiden "Lemonsoft Verkkolasku sähköpostiin" ja "Lemonsoft Verkkolasku tulostuspalveluun" alta.

Voiko jatkossakin lähettää Lemonsoft Verkkolaskuja, jotka toimitetaan vastaanottajalle sähköpostitse? 

Kyllä, ja tämä onkin paras vaihtoehto sähköpostilaskujen lähettämiseen.

Mistä pääsen seuraamaan lähetettyjen laskujen tilannetta? 

Lemonsoftin 2024.9 versioon on lisätty Lemonsoft verkkolaskut tapahtumat -näyttö, josta näet laskukohtaisesti laskun tilannetiedot. 

Mitä tapahtuu, jos lasku hylkääntyy?

Jos lasku hylätään, esimerkiksi virheellisten verkkolaskuosoitetietojen vuoksi, lähettäjä saa siitä sähköpostiviestin. Viestissä kerrotaan tarkemmin hylkäämisen syy. Oletuksena hylätty lasku ei etene eteenpäin. Korjaa siis laskun tiedot (esim. verkkolaskuosoite) ja lähetä lasku uudelleen. Jos lasku on "Laskutettu"-tilassa, voit tuoda sen takaisin näkyviin Laskujen lähetyskeskukseen perumalla laskutuksen laskun tilannekohtaisesta valikosta.

Kenelle virheviesti hylätystä laskusta lähtee?

Voit määrittää LemonHub-palveluiden yhteyshenkilöt LemonHub-näytön Yhteystiedot-välilehdellä. Jos Verkkolaskujen lähetys -palvelulle on määritelty yhteyshenkilöitä, virheviestit lähetetään näihin sähköpostiosoitteisiin. Valitse ensin Verkkolaskujen lähetys -palvelu, ja lisää sitten uusi yhteyshenkilö painamalla Uusi-painiketta. Jos Yhteyshenkilöt-välilehdellä ei ole määritelty yhteyshenkilöä, virheviesti lähetetään LemonHubin Yritystiedot-välilehdellä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Toimiiko Lemonsoft Rahoitus muutoksen jälkeen

Kyllä, samalla tavalla kuin aiemmin. Muutoksia tarvitaan ainoastaan, jos lasku toimitetaan sähköpostitse tai tulostuspalvelun kautta. 

Olemme vastaanottaneet ja lähettäneet verkkolaskut automatisoinnin avulla. Toimiihan tämä myös jatkossa?

Verkkolaskut saadaan jatkossakin noudettua ja lähetettyä automatisoinnin avulla operaattorimuutoksen jälkeen kun jatkatte Lemonsoft Verkkolaskujen käyttöä, jolloin laskut kulkevat Postnord Strålforsin kautta.

Huomioittehan, että mikäli ette halua jatkaa Lemonsoft Verkkolaskujen käyttöä, niin laskuja ei saa lähetettyä ja noudettua automatisoinnin avulla jatkossa. Tuki automatisointiin on ainoastaan Lemonsoft Verkkolaskujen osalta, kun käytössä Lemonhub verkkolaskujen nouto -ajastus. Pankkiaineistojen nouto -ajastuksella voi yhä noutaa pankkien kautta tulevia verkkolaskuja.

Miten voin koota yhteen kaikkien toimittajieni sähköpostiosoitteet toimittajakirjeen lähettämistä varten?

Voit hyödyntää Kohderyhmät-toimintoa laskutusilmoitusten lähettämisessä. Voit luoda kohderyhmän toimittajista, hakea heidän yhteyshenkilönsä ja viedä yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet ulos tiedostona. Lisätietoja kohderyhmien perustamisesta löydät täältä.

Tiedostosta voit kopioida sähköpostiosoitteet suoraan sähköpostiin. Yksi vaihtoehto on lisätä osoitteet piilokopio-kenttään ja asettaa vastaanottajaksi oman yrityksesi sähköpostiosoite. Näin voit lähettää kaikki toimittajakirjeet yhdellä kertaa ilman, että vastaanottajat näkevät toistensa tietoja. Lisätietoja sähköpostiosoitteiden viemisestä tiedostoon löydät täältä.

 

Näkyykö Lemonsoftissa, mitä operaattoria pitkin ostolasku on saapunut?

Voit tarkistaa ostolaskuaineistosta <ToIntermediator>-elementistä mitä kautta ostolasku on saapunut teille. 

• PostNord Strålfors: <ToIntermediator>003701150617</ToIntermediator>
• Basware: <ToIntermediator>BAWCFI22</ToIntermediator>

Ostolaskuaineisto löytyy Kuvat-välilehdellä Verkkolasku-nimellä. Avaa tiedosto-painikkeesta näet ko. tiedot.

Mikäli Avaa tiedosto-painikkeesta ei suoraan aukea xml-tiedosto niin voit tallentaa sen klikkaamalla Kuvat-välilehdellä hiiren oikealla painikkeella kuvan xml-tiedostoa -> Save as:
 

 
Tallentaa sen kansiosijaintiin ja kansiosta avata tiedosto, jolloin pääset näkemään xml-aineiston.

Miten voin tarkistaa, keneltä toimittajilta on tullut laskuja viimeisen 12 kk aikana?

Johdon työkalut-valikon Dynaamiset tilastot - Ostot. Valitse raportti Ostot toimittajittain. Tämän avulla voit näet toimittajat, jotka ovat lähettäneet ostolaskuja valitsemasi aikavälin, kuten 12 kuukauden sisällä. Tätä raporttia voit käyttää avuksesi kun päivität toimittajien tietoja asiakasrekisterissä.

 

Miten voin massana päivittä toimittajien tietoja asiakasrekisterissä? 

Voit viedä asiakastietoja ulos ohjelmasta asiakasrekisterin tilannekohtaisesta valikosta Vie tiedostoon -toiminnolla. Voit muokata tietoja suoraan CSV-aineistoon, ja tämän jälkeen tuoda tiedot takaisin ohjelmaan, jolloin toimittajien tiedot päivittyvät.

Ohjeet asiakastietojen tuontiin ja vientiin löydät täältä.

Vinkki: Voit muokata laajasti toimittajien tietoja CSV-tuonnilla. Malliaineisto Excel-muodossa joka sisältää tarkemmat kuvaukset kentistä voit ladata täältä.

Voit esimerkiksi päivittää vanhojen toimittajien tiedot "Ei aktiivinen" -valinnalla lisäämällä CSV-aineistoon 

Customer_nonactive_bit-arvoksi True niille toimittajille, jotka haluat merkitä ei-aktiivisiksi
Customer_supplier_bit-arvoksi False niille toimittajille, jotka eivät enää ole toimittajia

Tiedot päivittyvät kuvan mukaisesti asiakasrekisteriin:

Verkkolaskuosoitteiden ilmoittaminen laskuttajien portaaleissa

Alla löydät listan laskuttajista, joille verkkolaskuosoite tulee ilmoittaa heidän omien portaaliensa kautta. Tarkistathan aina laskuttajaltasi oikean ilmoitustavan varmistaaksesi, että tiedot välittyvät oikein.

Verohallinto

Oletuksena verohallinto hakee yrityksesi verkkolaskuosoitteen TIEKEn verkkolaskuosoitteistosta. Mikäli olet manuaalisesti ilmoittanut verkkolaskuosoitteesi OmaVeron kautta, päivitä tiedot OmaVeron "Verojen maksaminen ja maksutiedot"-sivulla. Lisätietoja löydät täältä.

Eläkevakuutusyhtiöt

• Ilmarinen: Ilmarinen hakee 2024 keväästä lähtien verkkolaskuosoitteet automaattisesti TIEKEn verkkolaskuosoitteistosta. Lisätietoja löydät täältä.
• Elo: Ilmoita yrityksesi muuttuneet verkkolaskutiedot kirjautumalla Elon verkkopalveluun. Lisätietoja löydät täältä.
• Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma: Ilmoita yrityksesi muuttuneet verkkolaskutiedot kirjautumalla Varma Asiointiin. Lisätietoja löydät täältä.
• Veritas: Ilmoita yrityksesi muuttuneet verkkolaskutiedot Veritas lomakkeen kautta. Lomakkeen löydät täältä.

Vakuutusyhtiöt

• Fennia: Ilmoita yrityksesi muuttuneet verkkolaskutiedot  Oma Fenniassa tai sähköpostilla osoitteeseen [e-mail]. Lisätietoja löydät täältä.
• LähiTapiola: Ilmoita yrityksesi muuttuneet verkkolaskutiedot sähköpostilla [e-mail] tai kirjautumalla LähiTapiolan yritysten verkkopalveluun ja sieltä lähetä verkkolaskutiedot Lähetä viesti -osion kautta. Lisätietoja löydät täältä.
• Pohjola Vakuutus: Ilmoita yrityksesi muuttuneet verkkolaskutiedot sähköpostilla osoitteeseen [e-mail]. Lisätietoja löydät täältä.
• Turva: Ilmoita yrityksesi muuttuneet verkkolaskutiedot sähköpostilla osoitteeseen [e-mail]. Lisätietoja löydät täältä.

Puhelinoperaattorit

• DNA: Ilmoita yrityksesi muuttuneet verkkolaskutiedot lomakkeen kautta. Lomakkeen löydät täältä.
• Elisa:  Ilmoita yrityksesi muuttuneet verkkolaskutiedot kirjautumalla Yritysten OmaElisaan. Lisätietoja löydät täältä.
• Telia: Ilmoita yrityksesi muuttuneet verkkolaskutiedot kirjautumalla yritysasiakkaana heidän palveluun. Lisätietoja löydät täältä.

Muut

• Posti Oy: Voit ilmoittaa yrityksesi verkkolaskuosoitteet OmaPosti Pron Yritystilissä. Voit kirjautua OmaPostiProhon täältä. Vaihtoehtoisesti voit ilmoittaa laskuosoitteen muutoksen Postin lomakkeen kautta.  Lisätietoja löydät täältä.
• Työllisyysrahasto: Voit ilmoittaa uuden verkkolaskuoperaattorin asiointipalvelussa.
• Nordea Finance: Voit ilmoittaa uuden verkkolaskuoperaattorin lomakkeen kautta.
• Nordea Tukirahoitus: Voit ilmoittaa uuden verkkolaskuoperaattorin lomakkeen kautta. 

avainsanat: verkkolaskumuutos, verkkolasku, postnord, operaattori