(Päivitetty 9.1.2025)
Uudistimme Lemonsoftin työajanseurannan!
Olemme jo useamman vuoden ajan kehittäneet Lemonsoftiin uutta työajanseurantaa. Vanha tapa on myös ollut käytössä, mutta sen tuki loppuu niin että viimeinen vanhaa työajanseurantaa tukeva versio on 2025.0. Muutos ei vaikuta hinnoitteluun tai lisensseihin vaan ne pysyvät ennallaan.
Mikä Työaika?
Työaika on uusi työajan hallintaan liittyvä kokonaisuus, joka korvaa Työtunnit- ja Leimauspääte -toiminnot. Suosittelemme siirtymään LemonOnlinen käyttöön, jotta pääsette hyödyntämään monipuoliset työajan näytöt. LemonOnline mahdollistaa myös työaikakirjausten tarkemman tarkastelun.
Työaikaa voit kirjata suoraan yksittäisenä työaikakirjaustapahtumana sekä leimata leimauspäätteen kautta. Työaikatapahtumia voit kohdistaa myös projektille ja projektivaiheille. Voit käyttää niitä myös palkanmaksun perusteena ja tuoda tapahtumia palkoille.
Työaika-toiminnot saat käyttöösi toimintokeskuksen TIME_MANAGEMENT -asetuksen arvolla 1 (Henkilöstöhallinto | Työtunnit). Asetuksen ollessa käytössä (=1), seuraavat ohjelman toiminnot käyttävät työaikakäsittelyä, arvolla 0 ohjelma käyttää näissä vanhoja työtunti/leimauspääte -toimintoja:
•Työaikaleimaus
•HR-kalenteri
•Huoltotyöt (ohjelma muodostaa huoltotöiden valmiskuittauksen yhteydessä tekijälle työaikaa)
•Tuotanto
Mitä uusia ominaisuuksia saan käyttöön muutoksen myötä?
Uusia ominaisuuksia on runsaasti. Tässä muutamia niistä:
- Voit kohdistaa tapahtumat dimensioille kuten kustannuspaikka, projekti, projektivaihe ja LTA.
- Kaikki työaikakirjaukset on mahdollista tulkata. Automaattinen lounasvähennys, erilaiset lisät ja liukumakäsittely koskevat nyt kaikkia työaikatapahtumia riippumatta siitä, onko tapahtumat kirjattu suorakirjauksena vai leimattu työaikaleimauksen kautta.
- Työaika-asetusten mallipohjat (3 kpl)
- Uusi Työaikakeskus-näyttö helpottaa tietojen tarkistusta. Työaikakeskus on sekä LemonOnlinessa ja Lemonsoftin työasemaversiossa.
- Jos yrityksesi tekee laskutettavaa työtä, voit asettaa laskutettavaan tuntimäärään automaattisen pyöristyksen eli minimilaskutuksen. Tähän on toimintokeskuksessa WORKTIMEMINBILAMOUNT-asetus.
- Hyväksytyn HR-kalenteritapahtuman automaattinen luonti työajaksi.
- Online Projektilaskutustyökalu
- Hylätyn työaikakirjauksen automaattinen ohjaus toiselle palkkalajille.
Kuinka siirryn käyttämään työaikaa?
Voit siirtyä käyttämään työaikaa vaikka heti. Käyttöönotto on hyvä suorittaa työajan ulkopuolella koska työntekijöiden kirjaustavat muuttuvat heti kun TIME_MANAGEMENT on arvossa 1.
Tutustu etukäteen työaikaan liittyvään ohjeistukseen ja luo sisäinen ohjeistus.
Sovi käyttöönoton ajankohta palkanlaskijan kanssa.
Varmista, että integraatiot ja tiedonsiirrot osaavat käyttöönottopäivästä käyttää Työaikaa.
Versiosta 2024.10 eteenpäin löytyy käyttöönottoa helpottava Työaikojen muutosajo -työkalu, jonka avulla saat otettua työajan käyttöön ja halutessanne käyttöönoton yhteydessä muunnettua vanhat työtunnit ja leimaustapahtumat työaikatapahtumiksi.
Siirron voit tehdä myös uuden käyttäjähallinnan ohjelmaversioilla yksinkertaisimmillaan seuraavien toimenpiteiden mukaisesti vaikka heti.
- Aloita käyttöönotto asettamalla TIME_MANAGEMENT-asetus arvoon 1. Tarkista myös toimintokeskusasetukset, jotka löytyvät kohdasta Henkilöstöhallinto | Työaikakeskus, onko sellaisia asetuksia, jotka vaikuttavat teidän toimintaanne.
- Mikäli käytössänne on ollut työvuoroja, voitte siirtää nämä työaika-asetukseksi. Tämä tehdään Asetukset | Työaikaseurannan asetukset -näytöllä. Näytöllä hallinnoidaan jatkossa työaika-asetukset sekä niihin liittyvät syykoodit.
- Tuo työvuorot suoraan työaika-asetuksiksi valitsemalla Työaikaseurannan asetukset -näytöllä Tiedosto Tuo työvuoroista. Ohjelma esivalitsee valmiiksi työvuorot, joille löytyy jo tehtyjä työaikakirjauksia. Voit valita optiolla Leimauspäätteen syykoodit, tuoko ohjelma asetukselle leimauspäätteelle määritellyt syykoodit, ilman optiota ohjelma lisää mallipohjan mukaiset syykoodit.
Toiminto lisää työvuorosta muodostuneen työaika-asetuksen myös henkilöille henkilörekisteriin, mikäli henkilöllä on ollut tuotu työvuoro valittuna, eikä hänellä ennestään ole työaikaseurannan asetusta valittuna.
Huomioi, että ensimmäinen palkanlaskenta käyttöönoton jälkeen voi vaatia, että palkkoihin tuodaan sekä työaikoja että työtunteja/leimaustapahtumia.
Käyttöönotto versiolla 2024.10 tai sitä uudemmalla
Lemonsoftin versiossa 2024.10 on mukana Työaikojen muutosajo -työkalu, jonka avulla saat hoidettua sekä asetusten että vanhojen tietojen muutokset.
Huomioi, että muutosajon voi tehdä vain kerran ja on suositeltavaa että ennen muutosajon tekemistä kaikki vanhat leimaustapahtumat ja työtunnit on Hyväksytty-tilassa. Mikäli tämä ei ole mahdollista, kannattaa hyväksymättä jääneet työtunnit/leimaukset muuttaa Maksettu-tilaan Tilojen muutosajo -toiminnolla. Näin toimien vältät tilanteen, että vanhat työtunnit/leimaukset eivät enää nouse palkalle vahingossakaan.
Siirtymän jälkeen ensimmäiseen palkanlaskentaan on suositeltavaa muutenkin kiinnittää erityistä huomiota ja tarkastaa huolellisesti, että palkoilla on oikea määrä tunteja.
Muutosajo tekee seuraavat toimenpiteet:
- Asettaa TIME_MANAGEMENT-asetuksen arvoon 1, jolloin käytössä on uusi työaika
- Siirtää vanhat työvuorot työaika-asetuksiksi
- Päivittää henkilörekisterin tiedot (henkilön työvuoron työaika-asetukseksi)
- Siirtää vanhat työtunnit ja leimaustapahtumat työajaksi
- Muuttaa palkkojen luonnin asetukset
Muuttuuko työntekijöiden näkymät?
Kyllä, koska ohjelma käyttää jatkossa työaikaa. Vastaavat kirjaustavat löytyy, mutta eri nimisenä ja eri toiminnallisuuksina.
Työajan suorakirjauksen voit tehdä sekä Lemonsoftin työasemaversiossa että LemonOnlinessa:
Myös työaikaleimauksia voit tehdä sekä Lemonsoftin työasemaversiossa että LemonOnlinessa:
Lisäksi LemonOnlinessa voit kirjata työaikatapahtumia Viikkotyöaika-näytöllä:
Mitä tapahtuu vanhoille työtunneille ja leimaustapahtumille?
Vanhat tapahtumat ovat edelleen olemassa ohjelmassa ja niitä voi tarkastella eri raporteilta.
Voit siirtää vanhat tapahtumat Työaikojen muutosajo -työkalun avulla Työaika-tapahtumiksi, jolloin mahdollisuus tietojen tarkistukseen säilyy edelleen. Oletuksena siirto tehdään takautuvasti kuluvalta ja kahdelta edeltävältä vuodelta, mutta siirtovaiheessa voit päättää, haluatko tehdä muutosajon vielä pidemmältä ajalta. Työaikojen muutosajo -työkalu on mukana 2024.10 versiosta lähtien. Siirtoajo tehdään kerran ja se pitää tehdä samalla kun työaika otetaan käyttöön. Huomioi, että siirtoajoa ei ole mahdollista tehdä useita kertoja.
Mitä tapahtuu työvuoroille ja syykoodeille?
Työvuorot ja Leimauspäätteen syykoodit poistuvat ja tilalle tulee Työaikaseurannan asetukset. Jatkossa on siis helpompi hallinnoida tietoja, kun kaikki työvuoroihin liittyvät asetukset löytyvät Työaikaseurannan asetukset -näytöltä.
Vanhat työvuorot ja leimauspäätteen syykoodit tuodaan työkalun avulla työajanseurannan asetuksiin käyttöönottovaiheessa. Samalla tuonti lisää myös henkilön takana olevan työvuoron työaikaseurannan asetukseksi.
Tutustu tarkemmin Työaikaseurannan asetuksiin:
Mitä tapahtuu Leimauspäätteelle?
Työaikaa voit leimata jatkossa Työaikaleimaus-näytöllä.
Tarvitaanko uusi pikakuvake Työaikaleimauspäätteelle vai käykö vanha?
Sama pikakuvake käy edelleen, se vaatii vain uudelleenkäynnistyksen.
Miten voin hyväksyä työaikatapahtumat?
Työaikoja voit hyväksyä sekä Lemonsoftissa että Onlinessa. Lue hyväksynnästä lisää seuraavista ohjelinkeistä:
Muuttuuko Palkkojen luonti?
Toimintaperiaate pysyy samana, mutta jatkossa tuot palkoille työaikatapahtumia työtuntien ja leimaustapahtumien sijaan. Muutosajo lisää automaattisesti Työaika-valinnan Palkkojen luonti -näytön Aineistot-välilehdelle. Tarvittaessa huomioi myös Työajan urakat.
Yrityksessäni on laskuttamattomia työtunteja, pitääkö kaikki laskuttaa ennen siirtoa työaikaan?
Ei tarvitse. Laskutukseen nousee sekä työaikoja että työtunteja. Mutta jos olette käyttöönottovaiheessa konvertoinut työtunnit työajaksi, huomioi muutosajo myös työtunteihin liittyvät lisätiedot, kuten laskutustiedot ja siirtää ne työaikaan. Toisin sanoen laskutat ennen siirtymistä työtunteja ja siirtymisen jälkeen työaikoja, riippumatta koska ko. kirjaus on tehty.
Olen jo laskuttanut työtunteja ja nyt joudun ne perumaan ja laskuttamaan uudelleen. Mitä tapahtuu, kun olemme jo tehneet siirron työtunneista työaikaan?
Peru laskutus -toiminto tunnistaa, että tiedot on muunnettu työajaksi ja käyttää työaikaa. Ohjelma siis huolehtii siitä, että laskutus toimii oikein myös tällaisissa tilanteissa.
Minulla on palkanlaskennan ketjutukset käytössä, tarvitseeko näihin tehdä muutoksia?
Ainoastaan silloin, jos teet muutoksia käytettyihin palkkalajeihin, kun siirryt käyttämään työaikaa.
Mitä pitää huomioida liukumien osalta?
Mikäli olette käyttäneet muutosajoa työkalulla (2024.10 tai uudempi versio), on myös liukumatiedot päivitetty. Kuten kaikissa muutostilanteissa, tarkista että tiedot ovat oikein.
Muussa tilanteessa on manuaalisesti asetettava henkilöiden liukuman alkusaldo. Voit tuoda leimaustapahtumien liukumat myös työaikojen alkusaldoksi LemonOnlinen työaikakeskuksen kautta Liukumat –näytöllä, mikäli et halua siirtää vanhoja tapahtumia työajoiksi muutosajolla.
Käytämme työajan kirjauksissa projektikohdistuksia, mitä kannattaa huomioida?
Käytössä on Onlinessa monipuoliset työajankirjausnäytöt, joissa projekteille kohdistus on mahdollista; Viikkotyöaika, Työajan suorakirjaus sekä Työajan suorakirjaus projektille. Työaikakeskuksesta on mahdollista tarkastaa lähdetieto sarakkeesta mistä työaika on muodostettu.
Jos käytössänne on omakustannushinta, työajassa ohjelma käyttää kirjaushetkellä määriteltyä hintaa.
Työntekijöillä on mahdollisuus seurata Työajan laskutusaste Widgetillä edellisen kuukauden työaikakirjausten laskutusastetta.
Meillä on tuotannon leimaukset käytössä, mitä minun tarvitsee huomioida?
Mikäli teillä on käytössä sekä tuotannon leimaukset että seuraatte työaikaa, voi olla tarpeen määritellä tuotannon leimauksien kautta käytettävät palkkalajit. Näin ei synny liikaa työaikaa työntekijöille. Tutustu ohjeeseen Tuotannon leimausten palkkalajit.
Jos palkkalajeja ei haluta tuoda palkanlaskentaan mukaan, on ne mahdollista rajata palkkojen luontinäytöllä asetuksissa. Esimerkissä on rajattuna palkkalajit 123-126.
HUOMAA! Ennen kuin otat Työaika-tavan käyttöön tuotannonohjaukseen, sulje kaikilta työasemilta Leimauspääte-sovellus, keskeytä kaikki työnalla olevat työvaiheet. Siirron jälkeen käynnistä leimauspäätteet uudelleen (ja ota samat vaiheet uudelleen työn alle, kun Työaika-tapa on käytössä).
Työmääräimen viivakoodeilla Työaika-tapa (TIME_MANAGEMENT=1) on käytettävissä 2024.1 versiosta alkaen.
Työaika-asetuksissa on myös mahdollista määritellä kiinteille töille oma palkkalajinsa, jolloin palkanlaskennassa voi käsitellä eri hinnalla kuin tuotannon työt.
Mitä pitää huomioida, jos on Huoltotyöt käytössä?
Varmista siirtymän jälkeen, että työaikaseurannan asetuksissa on määritelty Huoltotyöajan palkkalaji, sekä mahdolliset materiaalit. Ohjelma luo automaattisesti työaikaa huoltotyölle merkitylle tekijälle valmiskuittauksen yhteydessä.
Mitä pitää huomoioida, jos tuo toisesta järjestelmästä työtunteja palkanlaskentaan?
Päivitä tuontitiedosto käyttämään Työaika-tuontipohjaa, jolla saat tuntitapahtumat muodostettua työaikakeskukseen. Jos yrityksessäsi on käytössä työtuntien tuonnin automatisointipalvelu, vaihda palvelu käyttämään työaikaa.
Toimivatko rajapinnat ja räätälöidyt raportit muutoksen jälkeen?
Mikäli rajapinnat tai räätälöidyt raportit viittaavat työtunteihin eivätkä työaikaan, tulee määrittelyt tehdä uudelleen. Uudelleen räätälöinnit ovat veloitettavaa työtä.
Tallenne
Torstaina 10.10.2024 pidettiin webinaari Työajasta ja siihen siirtymisestä. Webinaarin pääset katsomaan täältä.
Pahoittelemme että teknisen ongelman takia kaikkia esitetyt ohjelmanosat ei näy tallenteessa.
Lemonsoft Työaika on pitkään ollut asiakaskunnalla käytössä ja nykyisessä versiossa on olemassa työkalu millä saadaan vanhat työvuorot siirretty Työaika-asetukseksi.
Tulevassa versiossa 2024.10 työkalun ominaisuuksia on laajennettu, mm tulee mahdollisuus haluttaessa käyttöönoton yhteydessä siirtää työtunnit ja leimaustapahtumat työajaksi.
Tuntuuko siltä, että tarvitset apua?
Ei hätää, autamme mielellämme! Varaa aika asiantuntijaltamme kirjaamalla tukipyyntö lomakkeen kautta.