Julkaistu 13.9.2024 Päivitetty 18.8.2025
Uudistimme Lemonsoftin työajanseurannan!
Lemonsoft Työaika on ollut asiakkaiden käytettävissä usean vuoden ajan, ja viime vuonna aloitimme viestinnän siitä, että vanhoja työtuntiominaisuuksia ja leimauspäätettä ei enää tueta vuodesta 2025 alkaen. Muutoksesta tiedotettiin useissa kanavissa, kuten LemonNewsissa, uutisnurkassa sekä erillisillä tiedotteilla.
Viimeinen vanhaa työajanseurantaa tukeva versio on 2025.0 ja ominaisuudet on poistettu versiossa 2025.8. Muutos ei vaikuta hinnoitteluun tai lisensseihin vaan ne pysyvät ennallaan.
Mikä Työaika?
Työaika on uusi työajan hallintaan liittyvä kokonaisuus, joka korvaa Työtunnit- ja Leimauspääte -toiminnot. Suosittelemme siirtymään LemonOnlinen käyttöön, jotta pääsette hyödyntämään monipuoliset työajan näytöt. LemonOnline mahdollistaa myös työaikakirjausten tarkemman tarkastelun.
Työaikaa voit kirjata suoraan yksittäisenä työaikakirjaustapahtumana sekä leimata leimauspäätteen kautta. Työaikatapahtumia voit kohdistaa myös projektille ja projektivaiheille. Voit käyttää niitä myös palkanmaksun perusteena ja tuoda tapahtumia palkoille.
Seuraavat ohjelman toiminnot käyttävät työaikakäsittelyä
•Työaikaleimaus
•HR-kalenteri
•Huoltotyöt (ohjelma muodostaa huoltotöiden valmiskuittauksen yhteydessä tekijälle työaikaa)
•Tuotanto
Mitä uusia ominaisuuksia saan käyttöön muutoksen myötä?
Uusia ominaisuuksia on runsaasti. Tässä muutamia niistä:
- Voit kohdistaa tapahtumat dimensioille kuten kustannuspaikka, projekti, projektivaihe ja LTA.
- Kaikki työaikakirjaukset on mahdollista tulkata. Automaattinen lounasvähennys, erilaiset lisät ja liukumakäsittely koskevat nyt kaikkia työaikatapahtumia riippumatta siitä, onko tapahtumat kirjattu suorakirjauksena vai leimattu työaikaleimauksen kautta.
- Työaika-asetusten mallipohjat (3 kpl)
- Uusi Työaikakeskus-näyttö helpottaa tietojen tarkistusta. Työaikakeskus on sekä LemonOnlinessa ja Lemonsoftin työasemaversiossa.
- Jos yrityksesi tekee laskutettavaa työtä, voit asettaa laskutettavaan tuntimäärään automaattisen pyöristyksen eli minimilaskutuksen. Tähän on toimintokeskuksessa WORKTIMEMINBILAMOUNT-asetus.
- Hyväksytyn HR-kalenteritapahtuman automaattinen luonti työajaksi.
- Online Projektilaskutustyökalu
- Hylätyn työaikakirjauksen automaattinen ohjaus toiselle palkkalajille.
Muuttuuko työntekijöiden näkymät?
Kyllä, koska ohjelma käyttää jatkossa työaikaa. Vastaavat kirjaustavat löytyy, mutta eri nimisenä ja eri toiminnallisuuksina.
Työajan suorakirjauksen voit tehdä sekä Lemonsoftin työasemaversiossa että LemonOnlinessa:
Myös työaikaleimauksia voit tehdä sekä Lemonsoftin työasemaversiossa että LemonOnlinessa:
Lisäksi LemonOnlinessa voit kirjata työaikatapahtumia Viikkotyöaika-näytöllä:
Mitä tapahtuu vanhoille työtunneille ja leimaustapahtumille?
Vanhat tapahtumat ovat edelleen olemassa ohjelmassa ja niitä voi tarkastella eri raporteilta.
Mitä tapahtuu työvuoroille ja syykoodeille?
Työvuorot ja Leimauspäätteen syykoodit poistuvat ja tilalle tulee Työaikaseurannan asetukset. Jatkossa on siis helpompi hallinnoida tietoja, kun kaikki työvuoroihin liittyvät asetukset löytyvät Työaikaseurannan asetukset -näytöltä.
Vanhat työvuorot ja leimauspäätteen syykoodit tuodaan työkalun avulla työajanseurannan asetuksiin käyttöönottovaiheessa. Samalla tuonti lisää myös henkilön takana olevan työvuoron työaikaseurannan asetukseksi.
Tutustu tarkemmin Työaikaseurannan asetuksiin:
Mitä tapahtuu Leimauspäätteelle?
Työaikaa voit leimata jatkossa Työaikaleimaus-näytöllä.
Tarvitaanko uusi pikakuvake Työaikaleimauspäätteelle vai käykö vanha?
Sama pikakuvake käy edelleen, se vaatii vain uudelleenkäynnistyksen.
Miten voin hyväksyä työaikatapahtumat?
Työaikoja voit hyväksyä sekä Lemonsoftissa että Onlinessa. Lue hyväksynnästä lisää seuraavista ohjelinkeistä:
Tuotannon leimauksia ei haluta esittää hyväksyntä -näytössä
Jos tuotannon leimauksia ei ole tarpeen erikseen hyväksyä, ne voidaan ohjata automaattihyväksyntään.
Toimintokeskuksen asetuksella AUTOAPPROVEPRODWT arvolla 1, tuotannon leimaukset merkitään automaattisesti hyväksytyiksi.
Asetuksen avulla mm. esihenkilö voi keskittyä varsinaisen työajan hyväksyntään.
Muuttuuko Palkkojen luonti?
Toimintaperiaate pysyy samana, mutta jatkossa tuot palkoille työaikatapahtumia työtuntien ja leimaustapahtumien sijaan. Muutosajo lisää automaattisesti Työaika-valinnan Palkkojen luonti -näytön Aineistot-välilehdelle. Tarvittaessa huomioi myös Työajan urakat.
Yrityksessäni on laskuttamattomia työtunteja, pitääkö kaikki laskuttaa ennen siirtoa työaikaan?
Ei tarvitse. Laskutukseen nousee sekä työaikoja että työtunteja. Mutta jos olette käyttöönottovaiheessa konvertoinut työtunnit työajaksi, huomioi muutosajo myös työtunteihin liittyvät lisätiedot, kuten laskutustiedot ja siirtää ne työaikaan. Toisin sanoen laskutat ennen siirtymistä työtunteja ja siirtymisen jälkeen työaikoja, riippumatta koska ko. kirjaus on tehty.
Olen jo laskuttanut työtunteja ja nyt joudun ne perumaan ja laskuttamaan uudelleen. Mitä tapahtuu, kun olemme jo tehneet siirron työtunneista työaikaan?
Peru laskutus -toiminto tunnistaa, että tiedot on muunnettu työajaksi ja käyttää työaikaa. Ohjelma siis huolehtii siitä, että laskutus toimii oikein myös tällaisissa tilanteissa.
Minulla on palkanlaskennan ketjutukset käytössä, tarvitseeko näihin tehdä muutoksia?
Ainoastaan silloin, jos teet muutoksia käytettyihin palkkalajeihin, kun siirryt käyttämään työaikaa.
Mitä pitää huomioida liukumien osalta?
Liukumien siirron osalta voitte kirjata voitte kirjata tukipyynnön. Muussa tilanteessa on manuaalisesti asetettava henkilöiden liukuman alkusaldo. Voit tuoda leimaustapahtumien liukumat myös työaikojen alkusaldoksi LemonOnlinen työaikakeskuksen kautta Liukumat –näytöllä, mikäli et halua siirtää vanhoja tapahtumia työajoiksi muutosajolla.
Miksi ruokailuvähennys vähennetään ylityön palkkalajilta?
Tilanteessa, jossa henkilön työaika on 8:00 – 16:00, josta 30 minuutin ruokailu on omaa aikaa ja henkilö tekee ylityötä. Ylityö 50% rajaksi on asetettu 8 h ja ylityö 100% rajana on 10 h.
Ruokailu vähennetään päivän viimeiseltä työaikakirjaukselta. Asiaa selkeyttää se, jos henkilö käy kesken päivän 30 minuutin ruokatauolla. Ylityö 50% raja alkaa kello 16.30 ja 100% alkaa 18:30.
Mikäli ruokailu olisi tehty leimaamalla, niin päivän pituus olisi 8:00 - 16:30, josta palkkaa olisi muodostunut 8 h ja ruokailun pituus 30 minuuttia. Jos henkilö leimaisi itsensä ulos ylityön syykoodilla 17:30, niin ylityötä muodostuu 1 h.
Jos ruokailu sisältyy työaikaan, ruokailuvähennystä tai ruokaleimausta ei tehdä.
Käytämme työajan kirjauksissa projektikohdistuksia, mitä kannattaa huomioida?
Käytössä on Onlinessa monipuoliset työajankirjausnäytöt, joissa projekteille kohdistus on mahdollista; Viikkotyöaika, Työajan suorakirjaus sekä Työajan suorakirjaus projektille. Työaikakeskuksesta on mahdollista tarkastaa lähdetieto sarakkeesta mistä työaika on muodostettu.
Jos käytössänne on omakustannushinta, työajassa ohjelma käyttää kirjaushetkellä määriteltyä hintaa.
Työntekijöillä on mahdollisuus seurata Työajan laskutusaste Widgetillä edellisen kuukauden työaikakirjausten laskutusastetta.
Meillä on tuotannon leimaukset käytössä, mitä minun tarvitsee huomioida?
Mikäli teillä on käytössä sekä tuotannon leimaukset että seuraatte työaikaa, voi olla tarpeen määritellä tuotannon leimauksien kautta käytettävät palkkalajit. Näin ei synny liikaa työaikaa työntekijöille. Tutustu ohjeeseen Tuotannon leimausten palkkalajit.
Jos palkkalajeja ei haluta tuoda palkanlaskentaan mukaan, on ne mahdollista rajata palkkojen luontinäytöllä asetuksissa. Esimerkissä on rajattuna palkkalajit 123-126.
HUOMAA! Ennen kuin otat Työaika-tavan käyttöön tuotannonohjaukseen, sulje kaikilta työasemilta Leimauspääte-sovellus, keskeytä kaikki työnalla olevat työvaiheet. Siirron jälkeen käynnistä leimauspäätteet uudelleen (ja ota samat vaiheet uudelleen työn alle, kun Työaika-tapa on käytössä).
Työaika-asetuksissa on myös mahdollista määritellä kiinteille töille oma palkkalajinsa, jolloin palkanlaskennassa voi käsitellä eri hinnalla kuin tuotannon työt.
Mitä pitää huomioida, jos on Huoltotyöt käytössä?
Varmista siirtymän jälkeen, että työaikaseurannan asetuksissa on määritelty Huoltotyöajan palkkalaji, sekä mahdolliset materiaalit. Ohjelma luo automaattisesti työaikaa huoltotyölle merkitylle tekijälle valmiskuittauksen yhteydessä.
Mitä pitää huomoioida, jos tuo toisesta järjestelmästä työtunteja palkanlaskentaan?
Päivitä tuontitiedosto käyttämään Työaika-tuontipohjaa, jolla saat tuntitapahtumat muodostettua työaikakeskukseen. Jos yrityksessäsi on käytössä työtuntien tuonnin automatisointipalvelu, vaihda palvelu käyttämään työaikaa.
Toimivatko rajapinnat ja räätälöidyt raportit muutoksen jälkeen?
Mikäli rajapinnat tai räätälöidyt raportit viittaavat työtunteihin eivätkä työaikaan, tulee määrittelyt tehdä uudelleen. Uudelleen räätälöinnit ovat veloitettavaa työtä.
Tuntuuko siltä, että tarvitset apua?
Ei hätää, autamme mielellämme! Varaa aika asiantuntijaltamme kirjaamalla tukipyyntö lomakkeen kautta.